Zakaj je HROTE izbral M-Files kot sistem za upravljanje z dokumenti

• 2 min. branja

Preprosto shranjevanje, izmenjava in iskanje svojih dokumentov so glavni razlogi, da se je hrvaški operater energetskega trga odločil za M-Files

O UPORABNIKU

Hrvaški operater trga z energijo (Hrvatski operator tržišta energije – HROTE) organizira trg električne energije in trg plina kot javni servis ter vodi sisteme za spodbujanje proizvodnje električne energije iz obnovljivih virov energije in kogeneracije.

Poleg tega ima tudi certifikate ISO 9001, ISO 14001 in ISO/IEC 27001.

POSLOVNI IZZIVI

Zaposleni v HROTE se dnevno spoprijemajo z velikim številom dokumentov v papirni obliki – od dvostranskih sporazumov, vlog za spodbude do poročil in računov uporabnikov.

Glavni izziv za HROTE je predstavljalo prav iskanje določenega dokumenta v popolnoma “papirnem” arhivu.

HROTE-Darko-Juradin
Darko Juradin, voditelj Odjela IT podrške HROTE-a

Poleg tega so zaposleni dokumente shranjevali v mapah na omrežnih pogonih, kar je oviralo dostopnost do podatkov in informacij.

Delo več zaposlenih na skupnih dokumentih je bilo zaradi neobstoja sistema za hkratno urejanje datotek počasno in težavno.

Da bi skupaj urejali določeni dokument, so se dodajali zaposleni prek e-pošte. Razne različice istega dokumenta so shranjevali na svoje računalnike, kar je povzročilo podvajanje in vprašanja veljavnosti dokumenta”, poudarja Darko Juradin, vodja IT-oddelka podpore HROTE.

Nenehno dodajanje in kopičenje “papirja” je prineslo potrebo po digitalizaciji vseh vhodnih dokumentov in njihovi organizaciji.

CILJI HROTE

Z uvedbo sistema za upravljanje dokumentov je HROTE želeli doseči več ciljev:

  • preprostejše shranjevanje, iskanje in deljenje dokumentov
  • pospeševanje notranjih poslovnih procesov
  • možnost hkratnega urejanja datotek
  • večji nadzor nad dokumenti

ZAKAJ M-FILES?

Uporaba M-Files je samo eden izmed elementov v procesu digitalizacije hrvaškega operaterja energetskega trga.

Files se je kot logična izbira uveljavil zaradi možnosti prilagoditve sistema organizacije dokumentov na posamezne potrebe HROTE oz. že obstoječe poslovne procese.

Z nakupom M-Files ne kupite le sistema data management, ampak tudi svoje poslovne procese. Ni se treba prilagajati sistemu – on se prilagaja vam,” sporoča Juradin.

PREDNOSTI M-FILESA

M-Files prinaša nekaj novega, to je spreminjanje načina upravljanja z informacijami in datotekami – pomembno je, kaj iščemo, in ne, kje iščemo.

M-Files samodejno shranjuje dokumente v skupno podatkovno bazo po ključnih besedah. Pomembna je torej tema sama in ne mesto/datoteka, v katero je nekdo shranil dokument.

Digitalizacija vseh dokumentov, ki so shranjeni v arhivu, je zelo olajšala iskanje zahtevanih informacij in pospešila poslovne procese. Ne potrebujemo več časa in fizičnega iskanja po registratorjih, ampak lahko le z vpisom ključne besede v M-Files pridemo do zahtevanih podatkov,” pravi vodja IT-oddelka podpore HROTE.

screenshot-m-files-overview-video-2016
Screenshot: M-Files Overview Video 2016

Uporaba M-Files je HROTE prinesla številne pozitivne spremembe, kot so: hitrejše in preprostejše iskanje podatkov, večji nadzor nad informacijami, možnost deljenja dokumentov, pospeševanje poslovnih procesov in izboljšanje učinkovitosti.

M-FILES PRILAGOJEN POSLOVNIM PROCESOM

V sodelovanju z zaposlenimi HROTE so Spanovi strokovnjaki zaznali potek poslovnih procesov in posebne potrebe posameznih oddelkov pa tudi zaposlenih.

Ta se je v HROTE uvedel sistem M-Files, ki je oblikovan skladno s funkcionalnostmi in z načeli, ki jih potrebujejo zaposleni in iščejo HROTE.

Izvedeno je bilo tudi usposabljanje, da se je zaposlene seznanilo z novim načinom upravljanja dokumentov.

Poleg tega Spanovi strokovnjaki ponujajo podporo HROTE tudi v procesu prilagajanja in M-Files se lahko kadar koli nadgradi ali spremeni glede na potrebe uporabnikov.

Kakovostna platforma za organizacijo dokumentov, fleksibilnost pri uporabi M-Files in individualni pristop k vsakemu zaposlenemu in oddelku je tisto, zaradi česar smo zelo zadovoljni s sodelovanjem s Spanom,” sklene Juradin.

Dodaja, da je M-Files izpolnil potrebe HROTE oz. pospešil notranje procese, izboljšal komunikacijo in sodelovanje zaposlenih ter poenostavil shranjevanje, iskanje in deljenje dokumentov.

KAKO SE PREPROSTO ORGANIZIRATI?

Hitro poiščite, shranite in delite dokumente.

Newsletter
YouTube
LinkedIn