Image Description

Koliko svaki dan izgubite vremena tražeći neki dokument? Možda se nalazi negdje u vašem inboxu, na nekom serveru ili na nečijem računalu...

S obzirom na ogromnu količinu podataka i sadržaja koje svakodnevno nastoje analizirati, održavati i pohranjivati, tvrtke se susreću s velikim izazovom kvalitetnog upravljanja dokumentima.

KAKO UPRAVLJAMO DOKUMENTIMA?

U većini tvrtki informacijama se upravlja na sljedeći način – zaposlenik kreira ili dobiva novi sadržaj i sprema ga lokalno na svoje računalo u određenu datoteku.

No što se događa kada, primjerice, dva zaposlenika rade na istom projektu. Prvi zaposlenik pohrani važne informacije samo na svoje računalo i otiđe na godišnji odmor. Tada drugi zaposlenik ne može pronaći dokumente koji mu trebaju i nastupa panika.

OLAKŠAJTE POSAO SEBI I KOLEGAMA

Kako bi povećao učinkovitost te ubrzao poslovne procese Hrvatski operator tržišta energije (HROTE) u kolovozu 2015. godine uvodi sustav za upravljanje dokumentima.

Naime, zaposlenici HROTE-a svakodnevno se susreću s velikim brojem dokumenata u papirnatom obliku. Glavni izazov predstavljalo je upravo pronalaženje određenog dokumenta u potpuno „papirnatoj“ arhivi.

Darko Juradin, voditelj Odjela IT podrške HROTE-a

Digitalizacija svih dokumenata pohranjenih u arhivi uvelike je olakšala pronalaženje potrebnih informacija te ubrzala poslovne procese. Više ne moramo trošiti vrijeme i fizičkih pretraživati registratore, već samo utipkavanjem ključnih riječ u M-Files dolazimo do traženih podataka”, poručuje Darko Juradin stručni suradnik specijalist u Odjelu IT podrške HROTE-a.

Osim toga, primjenom M-Filesa postignuta je:

  • jednostavnija pohrana, pretraga i dijeljenje dokumenata
  • ubrzavanje internih poslovnih procesa
  • mogućnost istodobnog uređivanja datoteka
  • veća kontrola nad dokumentima

BITNO JE ŠTO TRAŽIMO

Što je to M-Files? Iako sam naziv zvuči tajnovito, nije riječ o nikakvom misteriju. M-Files mijenja način na koji upravljamo informacijama i dokumentima – bitno je ŠTO tražimo, a ne GDJE tražimo.

M-Files, u zajedničku bazu podataka prema ključnim riječima, sprema sav sadržaj koji se bavi istom tematikom, bilo da je riječ o dokumentu, slici, prezentaciji…

Da, da, tako je – više nećete morati razmišljati o tome gdje ste spremili neki dokument!

JEDNOSTAVAN I SIGURAN PROTOK INFORMACIJA

Sami određujete tko sve može pristupiti podacima, a traženom sadržaju možete pristupiti iz bilo kojeg sustava ili uređaja tvrtke.

Jednostavno i sigurno dijelite informacije i dokumente unutar vaše tvrtke bez obzira jesu li smješteni lokalno ili u cloudu.

M-Files sprema posljednju verziju dokumenata (sve izmjene zabilježene su u Historyju), tako da ne morate razmišljati koja je verzija aktualna.

DOSTUPAN PUTEM SVIH PROGRAMA

Kada se informacija fragmentira u različite sustave, teško je pristupiti podacima i kombinirati ih. No M-Files se povezuje s vašim postojećim CRM i ERP sustavima. Intuitivan je i dostupan putem svih programa koje koristite.

KAKO SE LAKO ORGANIZIRATI?

Brzo pronađite, spremite i podijelite dokumente.

Newsletter
YouTube
LinkedIn