Zašto je organizacija podataka iznimno bitna za ljudske resurse

• 5 min. čitanja

M-Files pomaže HR odjelima efikasnije organizirati, spremati i pretraživati sve podatke o zaposlenicima. Osim toga, pomaže u pripremi za novu GDPR odredbu, u kojoj se spominju milijunske kazne

Za M-Files je važno ŠTO, a ne GDJE spremate. Dokumenti različitih formata spremaju se u istu bazu podataka s obzirom na ključne riječi. Tako da nam je M-Files uvelike olakšao pohranjivanje podataka te ubrzao sam proces traženje određenih informacija

Daria Loos Glebov 
HR Specialist

Kada na nekom sastanku nema osobe kod koje je spremljen dokument pa ne znate odgovor na postavljeno pitanje, a podatak je naravno – bitan i hitan. Ili kada kolegica otiđe na godišnji odmor na Kubu – gdje nema Wi-Fi-ja. Ili kada isprintate veliku količinu papira koju nemate gdje spremiti.

Situacije su to u kojima su zaposlenice odjela Ljudskih resursa (Human resources/HR) Spana shvatile kako im je pod hitno potreban učinkovit sustav za upravljanje dokumentima. Jer brinuti svakodnevno o podacima nekoliko stotina zaposlenika nije najjednostavnija stvar na svijetu.

Na koje je sve načine M-Files olakšao i ubrzao rad HR odjela, otkrila nam je Daria Loos Glebov, Spanova specijalistica za ljudske potencijale.

• S kojom se vrstom i količinom dokumenata susreću zaposlenici HR-a Spana svaki dan?

Daria: Teško je točno izbrojiti koliko svaki dan, preko naših ruku i “očiju”, prođe raznih dokumenata i podataka. Zavidan je to broj dokumenata – od mailova, dopisa, raznih potvrda (školovanje, vrtić, škola, praksa), diploma, fotografija, izjava o povjerljivosti, tablica, izvještaja te naravno ugovora o radu, aneksa, ugovora s obrazovnim ustanovama, rješenja o godišnjim odmorima, slobodnim danima, bolovanjima…

Recite kada da stanem, jer sada kada bolje razmislim, ovaj bi popis mogao ići unedogled.

• Gdje i kako ste prije spremali dokumente?

Daria: Dokumenti su do nedavno spremani lokalno na računala. Dakle, svaka od nas 3, koliko nas ima u HR odjelu, zadužena je za određenu organizacijsku jedinicu tvrtke. Sve podatke vezane za zaposlenike u toj jedinici, spremale smo na svoja računala.

I tu su se događale svakojake situacije. Od toga da je netko na godišnjem, a hitno nam je potreban neki izvještaj, do toga da podatke o nekom zaposleniku pretražujemo po ladicama ili zovemo kolege izvan radnog vremena…

• Koji su bili glavni problemi spremanja podataka lokalno na računala?

Daria: Najveći problem je bio upravo pristup podacima. Kada u uredu nije bilo osobe na čijem se računalu nalaze informacije o određenom zaposleniku, mi ostale nismo mogle doći do tih informacija. To nam je otežavalo i usporavalo rad.

• Na što ste trošili najviše vremena – pretraživanje, spremanje ili dijeljenje dokumenata?

Daria: Na sve navedeno. Doslovno sve. Najviše nam je nedostajala mogućnost zajedničkog rada na određenom dokumentu. U situaciji kada smo trebale raditi na istom dokumentu, a nalazile smo se na različitim lokacijama – nismo imale drugog izbora, osim dupliciranja dokumenata.

• Kako je nepostojanje sustava za upravljanje dokumentima utjecalo na učinkovitost HR-a?

Daria: Prije smo trošile puno više vremena na pretraživanje i kreiranje dokumenata. Uz M-Files sada nam je potrebno 5 minuta za isti posao, koji nam je nekada oduzimao i 30 minuta. Doslovno 3 klika u aplikaciji.

Neki procesi koje smo prije ručno odrađivali, sada se rade automatski iz svih naših sustava, što nam štedi vrijeme. U M-Filesu za dosta dokumenata već imamo unaprijed stvoren predložak. Više ne moramo tražiti određeni predložak, pošto se svi nalaze na istoj lokaciji i potrebno ih je samo kreirati (opet – dva do tri klika).

• Glavne prednosti M-Filesa?

Daria: Za M-Files je važno što, a ne gdje spremate. Dokumenti različitih formata spremaju se u istu bazu podataka s obzirom na ključne riječi. Tako da nam je M-Files uvelike olakšao pohranjivanje podataka te ubrzao sam proces traženje određenih informacija. Pružio nam je i mogućnost zajedničke suradnje na dokumentima te povećao samu sigurnost podataka.

Primjerice, kada pišemo neki aneks ugovora ili rješenje o godišnjem odmoru, više ne trebamo sve podatke iznova upisivati, nego nam M-Files automatski povlači podatke o zaposleniku.

Osim toga, možemo bez straha otići na godišnji odmor (pa čak i na Kubu), jer uz M-Files imamo pristup svim dokumentima. Naravno, pristup podacima može se ograničiti, tako da samo određene kolegice vide neke podatke (npr. informacija o plaći).

• Kada ste shvatili da vam je potreban novi sustav upravljanja dokumentima?

Daria: S povećanjem broja zaposlenika, eksponencijalno je rastao i broj dokumenata, a samim time i vrijeme potrebno za izradu i čuvanje povjerljivih podataka. M-Files nas “spašava” nešto više od pola godine, a dosad nam je uštedio jako puno vremena koje smo trošili na “rudarenje”.

• Kako to da prije niste koristili neke druge DMS sustave?

Daria: Zbog vrste informacija kojima upravljamo, u odjelu Ljudskih resursa iznimno su važni sigurnost i povjerljivost podataka. Nemamo sve pristup svim dokumentima, a svaka od nas određuje koje dokumente želi podijeliti s drugima. U M-Filesu je jako dobro razrađena ta mogućnost dodjeljivanja „uloga“ i pristupa podacima.

Ako nešto slučajno izbrišemo, tu je i backup – administratori za nekoliko trenutaka mogu vratiti izbrisane dokumente.

Osim toga, podaci u M-Filesu u potpunosti su iznimno sigurni. Kao što su nam objasnili naši IT stručnjaci – prilikom prijenosa unutar M-Files mreže podaci su kriptirani i do njih možemo doći samo mi s ovlaštenim pristupom.

• Je li bilo teško prihvatiti novi sustav, obzirom da niste imali iskustva sa sličnim softverom?

Daria: M-Files je zaista vrlo jednostavno i intuitivno rješenja za korištenje. Nije potrebno poznavati čak ni Microsoft Office da bi se radilo u njemu i da bi se dobili potrebni podaci i izvješća.

Prošle smo i detaljnu edukaciju s našim stručnjacima koji su nas upoznali sa svim mogućnostima i značajkama M-Filesa. Moram ih pohvaliti i reći kako su imali odgovore na sva pitanja i strpljenja za nas koji nismo informatičke struke. 🙂

• Čime je M-Files najviše utjecao na rad HR-a?

Daria: Definitivno je skratio vrijeme potrebno za provođenje procesa. Administracija je sastavni dio gotovo svakog posla, a kada se skrati vrijeme potrebno za njeno obavljanje, tko ne bi bio sretan!

• Kako je tekao proces primjene M-Files softvera unutar HR odjela?

Daria: M-Files je u potpunosti prilagođen potrebama Ljudskih potencijala. Prije same implementacije sustava, imali smo sastanke s project managerima koji su slušali sve naše potrebe i izazove s kojima se susrećemo i na temelju toga kreirali M-Files.

KAKO M-FILES POMAŽE DRUGIM ODJELIMA

Osim za odjele ljudskih potencijala, M-Files je koristan za sve one koji se svakodnevno susreću s velikim brojem podataka. Primjerice, ako radite u marketingu sigurno znate koliko je izazovno prikupiti sve potrebne podatke za određeni projekt. Dio podataka nalazi se lokalno na računalu, dio na službenom mailu, a dio na OneDriveu ili u ladici radnog stola.

Tu je snaga M-Filesa – nije bitno gdje, nego što tražimo. M-Files sprema sve podatke o istoj temi u zajedničku bazu podataka. Ne trebate otvarati i pretraživati desetke različitih programa i aplikacija da bi došli do traženih informacija.

Dovoljno je samo da u sustav utipkate ključnu riječ i kliknete! Svi dokumentima vezani za traženi izraz pojavljuju se na ekranu.

Naravno, M-Files još ne može pretraživati ladice vašeg radnog stola ili registratore. Papirnate dokumente skenirate i „ubacite“ u M-Files sustav te se i oni automatski spremaju u zajedničku bazu s ostalim podacima.

NEMOJTE RISKIRATI MILIJUNSKE KAZNE

Nemojmo zaboraviti i ulogu M-Filesa u primjeni EU regulative o zaštiti osobnih podataka koja stupa na snagu sljedeće godine. Prema GDPR uredbi, svaki stanovnik Europske unije ima pravo tražiti brisanje osobnih podataka koje je nekome dao na korištenje.

Dođe li do zloupotrebe tih podataka može tražiti odštetu. Kazne za kršenje GDPR-a iznose čak do 20 milijuna eura.

Ako ste velika organizacija s nekoliko stotina zaposlenika i nekoliko tisuća ili stotina tisuća korisnika – kako ćete pronaći gdje se sve nalaze podaci točno određenog korisnika?

Utipkat ćete njegovo ime i prezime u sustav upravljanja dokumentima i dobiti točne informacije o mjestima na kojima su spremljeni podaci korisnika ili ste spremni riskirati dobivanje kazne do 20 milijuna eura?

Jeste li znali da...

40 % zaposlenika dijeli povjerljive podatke izvan tvrtke?

Spriječite gubitak podataka!