Zašto je HROTE odabrao M-Files kao sustav upravljanja dokumentima

• 2 min. čitanja

Jednostavno spremanje, dijeljenje i pronalaženje dokumenata glavni su razlozi zašto se Hrvatski operator tržišta energije odlučio za M-Files

O KORISNIKU

Hrvatski operator tržišta energije (HROTE) organizira tržište električne energije i tržište plina kao javnu uslugu, vodi sustave poticanja proizvodnje električne energije iz obnovljivih izvora energije i kogeneracije.

Osim toga, posjeduje i ISO 9001, ISO 14001 i ISO/IEC 27001 certifikate.

POSLOVNI IZAZOVI

Zaposlenici HROTE-a svakodnevno se susreću s velikim brojem dokumenata u papirnatom obliku – od bilateralnih ugovora i zahtjeva za poticaje do izvještaja i računa korisnika.

Glavni izazov za HROTE predstavljalo je upravo pronalaženje određenog dokumenta u potpuno „papirnatoj“ arhivi.

HROTE-Darko-Juradin
Darko Juradin, voditelj Odjela IT podrške HROTE-a

Osim toga, zaposlenici su dokumente spremali u foldere na mrežnim diskovima, što je otežavalo dostupnost podatka i informacija.

Rad nekoliko zaposlenika na zajedničkim dokumentima bio je usporen i otežan zbog nepostojanja sustava za istodobnog uređivanja datoteka.

Kako bi zajednički uređivali određeni dokument, zaposlenici su se “dodavali“ preko emailova. Razne verzije istog dokumenta spremali su na svoja računala, što je dovodilo do dupliciranja i pitanja valjanosti dokumenta“, ističe Darko Juradin, voditelj Odjela IT podrške HROTE-a.

Neprestano pristizanje i gomilanje “papira” nametnulo je potrebu za digitalizacijom svih pristiglih dokumenata te njihovom organizacijom.

CILJEVI HROTE-a

Uvođenjem sustava za upravljanje dokumenata HROTE je želio ostvariti nekoliko ciljeva:

  • jednostavnija pohrana, pretraga i dijeljenje dokumenata
  • ubrzavanje internih poslovnih procesa
  • mogućnost istodobnog uređivanja datoteka
  • veća kontrola nad dokumentima

ZAŠTO M-FILES?

Primjena M-Filesa samo je jedan element u procesu digitalizacije Hrvatskog operatora tržišta energije.

M-Files se nametnuo kao logičan izbor zbog mogućnosti prilagodbe samog sustava organizacije dokumenata individualnim potrebama HROTE-a, odnosno već postojećim poslovnim procesima.

Kupnjom M-Filesa, vi ne kupujete samo data management sustav, već kupujete i svoje poslovne procese. Ne trebate se prilagođavati sustavu – on se prilagođava vama”, poručuje Juradin.

PREDNOSTI M-FILESA

Ipak, M-Files donosi nešto novo, a to je mijenjanje načina upravljanja informacijama i datotekama – bitno je što tražimo, a ne gdje tražimo.

M-Files automatski sprema dokumente u zajedničku bazu podataka prema ključnim riječima. Dakle, bitna je sama tema, a ne mjesto/datoteka u koju je netko spremio dokument.

Digitalizacija svih dokumenata pohranjenih u arhivi uvelike je olakšala pronalaženje potrebnih informacija te ubrzala poslovne procese. Više ne moramo trošiti vrijeme i fizičkih pretraživati registratore, već samo utipkavanjem ključnih riječ u M-Files dolazimo do traženih podataka”, govori voditelj Odjela IT podrške HROTE-a.

screenshot-m-files-overview-video-2016
M-Files Overview Video 2016

Upotreba M-Filesa donijela je HROTE-u brojne pozitivne promjene, kao što su brža i jednostavnija pretraga podataka, veća kontrola nad informacijama, mogućnost dijeljenja dokumenata, ubrzanje poslovnih procesa te poboljšanje učinkovitosti.

M-FILES PRILAGOĐEN POSLOVNIM PROCESIMA

U suradnji sa zaposlenicima HROTE-a Spanovi stručnjaci detektirali su sam tijek poslovnih procesa te specifične potrebe pojedinih odjela, ali i samih zaposlenika.

Na taj način u HROTE-u se implementirao M-Files sustav kreiran u skladu s funkcionalnostima i zakonitostima koje zaposlenici HROTE-a trebaju i traže.

Održana je i edukacija kako bi se upoznalo zaposlenike s novim načinom upravljanja dokumentima.

Osim toga, Spanovi stručnjaci pružaju podršku HROTE-u i tijekom samog procesa prilagodbe te se M-Files u svakom trenutku može nadograditi ili izmijeniti s obzirom na potrebe korisnika.

Kvalitetna platforma za organizaciju dokumenata, fleksibilnost u primjeni M-Filesa te individualan pristup svakom zaposleniku i odjelu, ono je zbog čega smo iznimno zadovoljni suradnjom sa Spanom”, zaključuje Juradin.

Dodaje kako je M-Files ispunio potrebe HROTE-a, odnosno ubrzao interne procese, poboljšao komunikaciju i suradnju zaposlenika te pojednostavio spremanje, pretragu i dijeljenje dokumenta.

KAKO SE LAKO ORGANIZIRATI?

Brzo pronađite, spremite i podijelite dokumente.